En mis años trabajando en la industria de la cobranza he visto de todo, prácticas sanas y redituables, pero también errores que se cometen una y otra vez.
A continuación le menciono los cinco errores más comunes dentro del área de crédito y cobranza:
1. No tener una política de crédito y cobranza.
Desde un inicio su empresa debe de contar con una política de crédito y cobranza por escrito. El cliente así sabrá cuándo debe de realizar el pago, cuándo se considera su saldo vencido, y el proceso de seguimiento y consecuencias cuando su crédito se considera en mora.
Es recomendable que le informe a su cliente que si su cuenta requiere ser asignada a un externo para su recuperación, se le cobrarán los gastos e intereses moratorios.
2. Contar con una política de crédito y cobranza, pero no respetarla.
Hay muchas empresas que se dieron a la tarea de elaborar su política meticulosamente e inclusive la actualizan cada uno o dos años, pero al analizar su cartera o cuentas por cobrar vencidas, es fácil percatarse que dicha política no es respetada por su propio personal. La política, para que sea efectiva, se debe de llevar a cabo sin excepciones.
3. No enviar sus facturas de inmediato.
El hecho de no enviar a los clientes las facturas de inmediato genera un retraso en los pagos y su empresa pierde carácter en el cobro, ademas de que puede generar en el cliente la percepción errónea de que no es prioritario pagar sus facturas. Su cliente, sin duda alguna, le dará prioridad de pago a aquellas empresas que envían puntualmente sus facturas.
4. No considerar los beneficios fiscales.
Su empresa puede deducir de impuestos sus cuentas incobrables. Es muy importante que vea este tema con su contador para que tome los pasos necesarios y genere así el beneficio fiscal. Cada año su empresa debe de definir y declarar los quebrantos fiscales y obtener así el beneficio al momento de pagar sus impuestos.
5. No resolver disputas.
Es de suma importancia que le dé prioridad a atender las disputas o quejas de sus clientes. Es recomendable que tenga publicados los procesos y tiempos de respuesta en caso de que el cliente desee presentar alguna queja formal. Cuando reciban la queja es preciso definir por escrito la resolución en un lapso justo. Si su cliente se siente ignorado o menospreciado sentirá que ha sido culpa de usted o de su empresa el no querer resolver la situación y tendrá un motivo más para no pagar su adeudo, sin importar la legalidad.
Analice las prácticas actuales de su departamento de crédito y cobranza, e identifique las áreas en que puede implementar mejoras para el siguiente año.
