Es de suma importancia para su empresa el manejar adecuadamente sus cuentas por cobrar vencidas. Si su empresa tiene cuentas por cobrar muy vencidas que no han sido declaradas como incobrables y quebrantadas fiscalmente, sus cuentas por cobrar se convierten en cuentas por cobrar infladas y dan una falsa expectativa de lo que realmente es cobrable.
Sus cuentas por cobrar deben de representar con exactitud lo que le deben a su empresa.
Por ejemplo, los productos que serán devueltos, o servicios que serán cancelados o ajustados por daños de mercancía o por demoras, pueden generar cuentas por cobrar infladas y no reflejan correctamente el monto que se espera por cobrar. Esto puede ser muy común considerando que hay múltiples tipos de deducciones que sus clientes pueden aplicar o solicitar. Es muy importante que usted haga los ajustes pertinentes en su sistema para que éste refleje el monto real. Para ello es necesario tener sistemas y procesos establecidos que permitan que su empresa pueda procesar dichos ajustes de manera expedita.
Otro ejemplo es el de las cuentas por cobrar de servicios de transportación marítima. Muchas empresas inflan sus cuentas por cobrar al generar la factura en su sistema antes de que la mercancía sea embarcada. Dicha mercancía estará en tránsito por días o semanas antes de que llegue a destino y que empiecen a contar los días de crédito. En casos como este, es mi recomendación que el departamento de cuentas por cobrar diferencíe la facturación elaborada de la facturación de mercancía entregada y pendiente de cobro.
Aunque hay muchas empresa que ya cuentan con procesos establecidos para resolver los reclamos o ajustes de manera oportuna, hay muchas más que no los tienen y dichos reclamos o ajustes se quedan sin resolver por más de 6 meses, o un año e incluso más. Lo anterior da como resultado cuentas por cobrar infladas.
El mantener cuentas por cobrar muy viejas puede ser muy costoso para su empresa. Las excesivas gestiones de cobranza (telefónicas, correos electrónicos y visitas a los deudores) y múltiples intentos de re-facturación generan inevitablemente un mayor costo, y en muchos casos este costo puede ser mayor incluso al monto de la factura por cobrar.
Es recomendable establecer un proceso que defina los parámetros y tiempos para asignar sus cuentas por cobrar vencidas a una agencia de cobranza. El beneficio de hacer esto es que sus cuentas por cobrar incobrables serán definidas en un menor tiempo, y podrá su empresa contar con un reporte de cuentas por cobrar más apegado a la realidad.
Artículo Original – Publicado en T21.com.mx
