La recuperación de las cuentas por cobrar durante estos últimos meses del año es crucial para la mayoría de las empresas transportistas, de esto podrá depender en gran medida si cierran el año con utilidad o con pérdidas.
Algunos transportistas desde el segundo trimestre del año están muy enfocados en adquirir o rentar más equipo para poder aprovechar la demanda de los clientes que normalmente aumenta en el segundo semestre. Aquí empieza la problemática de retrasos de pago por parte de sus clientes porque se descuidan las labores de cobranza por las nuevas actividades o por la sobrecarga de trabajo, especialmente descuidando las cuentas que ya estaban vencidas en ese momento.
Ya no falta mucho para que termine este año. Tenga en cuenta que las empresas darán prioridad de pago a aquellas empresas que den seguimiento muy de cerca en sus gestiones de cobro. Le sugiero realizar comunicados escritos y telefónicos informando a sus clientes que están “cerrando el ejercicio fiscal y que el sistema nos indica que tienen las siguientes facturas pendientes de pago, por lo que les solicitamos nos den su fecha de pago o nos indiquen si hay alguna disputa o reclamo sin resolver por nuestra parte.”
Es primordial que tome acción de inmediato al evaluar su cartera actual y dé respuestas a los comunicados enviados. Es recomendable que su empresa asigne sus cuentas por cobrar a una agencia de cobranza o abogado externo de inmediato en los siguientes casos:
1- Disputas en tarifas: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar aún cuando se evaluó su disputa y se le explicó que no procedía.
2- Demoras: Aquellos clientes que se niegan a pagar las demoras aún cuando se explicó cómo fueron generadas y se le envió el soporte de su cobro.
3- Reclamos: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar aún cuando se evaluó su reclamo y se le explicó que no procedía.
4- Vencimiento: Las facturas que no presentan ningún reclamo o disputa y sólo hay demora en el pago. Es recomendable asignarlas a un tercero máximo al tercer mes de vencimiento. Esta situación es básicamente “el talón de Aquiles” de muchas empresas ya que no cuentan con políticas de cobranza, o no las respetan, generando así que la probabilidad de recuperación de dicha factura se minimice considerablemente.
Si su empresa actualmente cuenta con facturas en las situaciones antes señaladas, no tiene caso esperar más; le recomiendo el asignar dichas facturas a su agencia de cobranza u abogado cuanto antes y pueda recuperar lo más posible de todas su cuentas por cobrar antes de que termine el año. Las acciones que tome en las próximas semanas tendrán sin duda alguna un gran impacto en sus utilidades o pérdidas.
