El tener relaciones sólidas con los clientes es una de las claves para el éxito en cualquier negocio. Sin prácticas empresariales sólidas, el dinero no se recibe en el momento oportuno, las facturas no se pagan y su mercancía y bienes dejarán de ser entregados a su empresa. ¿Cómo se puede remediar esta situación? La recuperación de sus cuentas por cobrar es el primer paso a tomar para que su dinero entre directamente a donde más se necesita… en sus cuentas bancarias.
El comenzar las gestiones de cobranza de su cartera vencida tan pronto como sea posible es uno de los factores clave para aumentar la probabilidad de recuperación. Uno de los mayores y más comunes errores de los dueños de negocios o directivos es que tienden a gestionar sus cuentas vencidas internamente por demasiado tiempo. Cuando sus cuentas por cobrar estén dentro del rango de 60 a 90 días de vencimiento están dentro del rango favorable para su pronta recuperación; sin embargo, una vez que entran al rango de 90 días o más, sus posibilidades de recuperación de cartera disminuyen drásticamente.
Una de las primeras cosas que usted debe de hacer cuando esté listo para comenzar a cobrar sus cuentas vencidas es el envío de un comunicado de cobranza. Este comunicado puede ser enviado cuando la deuda cumpla 30 días de vencimiento y deberá dar a sus clientes una oportunidad de revisar sus registros, ya que realmente el pago a veces no se realiza por un descuido de parte de su empresa.
Si no se recibe ninguna respuesta por parte de su cliente en los siguientes 5 a 10 días, una llamada de seguimiento es siempre un buen paso a tomar. La llamada telefónica es un paso importante a tomar cada vez que se intenta cobrar una deuda ya que le da un toque personal a sus esfuerzos de cobranza. Si bien es cierto que muchos deudores simplemente evitan las llamadas telefónicas de sus acreedores, algunos serán humildes y hablarán con usted sobre su adeudo. Durante esta llamada usted puede averiguar si hay algún problema que evitaría que le paguen su cuenta por cobrar, como la pérdida de un cliente u otra razón económica. Muy seguido, usted se dará cuenta de que sus clientes con cuentas vencidas mostrarán más voluntad de cubrir su adeudo si sienten que usted, su acreedor, desea trabajar con ellos en llegar a una negociación, ya sea a través de una sola exhibición o a través de un plan de pagos.
Como cortesía profesional se puede realizar otra llamada de cobranza a los 5 días posteriores de la fecha en la que el pago debió de haberse recibido. Durante esta llamada de cobranza usted puede ofrecer a sus clientes la posibilidad de establecer un plan de pagos. Por desgracia, muchos clientes estarán más que dispuestos a establecer un plan de pagos sin tener una intención verdadera de cumplir con dicho plan. Por lo anterior, es de suma importancia que cada vez que usted negocie un plan de pagos con sus clientes les pida que le envíen por escrito su solicitud y, en caso de ser aprobado, su empresa deberá de enviarles los términos y condiciones en los cuales su plan de pagos fue autorizado.
Cuando usted está teniendo dificultades para cobrar sus cuentas por cobrar vencidas con sus clientes, la contratación de una agencia de cobro puede ser su mejor opción para recuperar su dinero. Las agencias de cobranza son profesionales con una sólida formación en la investigación y recuperación de las cuentas vencidas. Estos profesionales tendrán los conocimientos y la capacidad de rastrear a sus deudores, gestionar sus cuentas y darles la oportunidad a sus clientes de pagar su deuda con condiciones favorables para ambas partes.
Dejar la tarea de recuperar su cartera vencida en manos de una agencia de cobranza profesional es el mejor paso para asegurar que su empresa sobreviva los duros tiempos económicos.
