5. Asigne sus cuentas vencidas a una agencia de cobranza
El outsourcing de cobranza vencida se refiere a la contratación de una empresa externa para la gestión y recuperación de las cuentas vencidas.
Este sistema puede ser muy benéfico para las empresas ya que reduce drásticamente los gastos de gestión y acelera el flujo de efectivo considerablemente, sin riesgo alguno ya que el outsourcing es ofrecido con un costo contingente (al éxito).
Le enumero algunas de las ventajas del outsourcing:
• El departamento de crédito y cobranza puede ser expandido de manera inmediata.
• La empresa de outsourcing cuenta con personal profesional, experto y actualizado sin que su empresa tenga que pagar los altos costos de contratarlos y capacitarlos.
• Costos contingentes (al éxito – un porcentaje sobre la recuperación solamente).
• Uso de tecnología de punta sin inversión alguna.
6. Documentar actividades
Al igual que las notas de venta en un sistema de CRM, las actividades de crédito y cobranza deben estar bien documentadas. Las empresas tienen que asegurarse de que las conversaciones telefónicas, correos electrónicos, los conflictos, las notas de cada cuenta y otros datos importantes estén documentados y disponible a los empleados autorizados.
7. Definir procesos para la resolución de disputas
Los departamentos de crédito deben desarrollar una solución para gestionar con eficacia y rapidez las disputas. Deben incluir procedimientos que definen la forma de identificar los conflictos, quien es responsable para la gestión de conflictos, quien tiene autoridad para aprobar concesiones o créditos documentados. Es recomendable incluir diagramas de flujo de trabajo.
8. Centralizar comunicados y datos
El almacenamiento de comunicaciones y de datos de una manera centralizada es vital para cualquier equipo. El poder contar con toda la información en un solo lugar y disponible para todos los empleados autorizados asegura que todo el equipo puede gestionar con eficacia las actividades diarias y trabajar juntos como un equipo hacia los objetivos departamentales y de la empresa.
9. Ser Proactivo
La mayoría de las empresas tienen la intención de pagar sus cuentas a tiempo, pero no está de más recordarles de manera sistemática. Ayuda en mucho el poder identificar medidas proactivas para gestionar cuentas por cobrar antes de que en realidad sean vencidas.
10. Enfocarse en cuentas claves
Algunos clientes siempre pagan tarde pero son clientes son importantes en términos de ingresos. Otras clientes pagan si problema sus facturas grandes, pero tienden a retrasarse en los pagos de las facturas más pequeñas. Los gerentes de crédito a menudo tienen dificultades para gestionar eficazmente estos tipos de cuentas porque carecen de la información necesaria para determinar la forma de comunicar y gestionar de manera eficaz.
Es recomendable asignar estas cuentas a un gerente de crédito en particular que pueden prestar más atención a los matices de cada cliente.
11. Involucre a su equipo de ventas
Muchos departamentos de crédito pueden reducir sus cuentas por cobrar pendientes de cobro simplemente al involucrar al equipo de ventas en sus procesos de negocio. Es recomendable incluir al equipo de ventas al centralizar sus comunicados y datos y solicitar su apoyo en cualquier aclaración. Recuerde que la venta se cierra solo si se cobra la factura.
12. Escale cuentas problemáticas
¿Qué pasa cuando un cliente se niega a pagar una factura por un conflicto o problemas de flujo de caja? Hay ocasiones en que es necesario escalar una cuenta de gestión para las discusiones de alto nivel.
13. Administre sus recursos
Los gerentes de crédito necesitan para gestionar eficazmente a sus equipos. El primer paso es identificar qué recursos están disponibles y la cantidad de tiempo que dedican a las actividades de crédito y de cobranza, ya que algunos empleados tienen múltiples funciones y sólo pasan una pequeña parte de su jornada de trabajo en el crédito y cobranza.
14. Factoraje de cuentas por cobrar
El flujo de efectivo no tiene por qué ser un problema más para las empresas de transporte y logística. Además de ser utilizado como herramienta para incrementar el flujo de efectivo de una empresa, el factoraje es considerado como un componente eficaz para incrementar las ventas, negociar descuentos con proveedores y acceder a equipo de importación o exportación en las fronteras del país.
15. Definir roles
Los roles deben ser definidos en el plan de crédito y como parte de la descripción del trabajo de cada empleado. Se debería incluir las responsabilidades para los empleados.
Estoy seguro que si su empresa aplica cuando menos cinco de estas resoluciones, su flujo de efectivo se verá impactado muy positivamente. Le deseo mucho éxito.
