Hemos encontrado que es muy común que los ejecutivos de las empresas de logística y comercio exterior no cuenten con la documentación necesaria para recuperar sus cuentas por cobrar eficientemente, cayendo éstas en vencimiento con mayor facilidad.
Esto sería muy fácil de evitar en la mayoría de los casos. La frase que hemos escuchado de “espera lo mejor y prepárate para lo peor” aplica perfectamente aquí. Es de suma importancia prepararse para lo peor al documentar cada uno de los servicios de transporte adecuadamente.
Es recomendable guardar en expediente físico o electrónico la cotización, contratos, pruebas de embarque, pruebas de entrega, contra-recibos, facturas y copias del intercambio de los comunicados electrónicos con cada cliente, según aplique.
De esta manera, cuando haya una demora en el pago o exista una disputa en el servicio, le será mucho más fácil acabar con cualquier excusa que le dé su cliente por la demora de su pago y, en aquellos casos en que sea necesaria la acción de un tercero para la recuperación extrajudicial o judicial, mayor será la probabilidad de recuperación, sin duda alguna.
Cuando uno de sus cliente incurra en mora, pregúntese si tiene todo el soporte de cobro en orden, y nunca asigne a una agencia de cobranza o abogado ninguna cuenta por cobrar si no tiene todo el soporte necesario, o al menos, informe con franqueza de qué soporte carece y el por qué de esto.
Lo invito a que le dé la importancia debida a una diligente documentación de sus servicios de transporte, y recuerde que servicio no documentado correctamente es muy probable que sea un servicio no cobrado.
¡Hasta la próxima!
