Estamos pasando por una situación que nos exige mejorar nuestras prácticas de crédito y cobranza. Aquellas empresas que mejoren sus prácticas de crédito y cobranza tendrán una mejor probabilidad de sobrevivir estos tiempos de pandemia global.
Documentar eficientemente los procesos
Es muy aconsejable documentar las llamadas telefónicas con los clientes anotando si el cliente pagó, si se logró un compromiso de pago, si el cliente presentó una disputa o si no se le pudo contactar, por ejemplo.
El contar con esta información en nuestro sistema nos permitirá ser mucho más eficientes en nuestras labores cotidianas de cobro y en la toma de decisiones posteriores, en caso de que se presente una mora o incumplimiento.
Automatizar lo más posible
Tenga en cuenta que las empresas dan prioridad de pago a aquellas empresas que den seguimiento estrecho a sus gestiones de cobro. Al automatizar los comunicados con sus clientes y alertas internas su empresa obtendrá muy buena respuesta ya que sus esfuerzos de cobranza serán consistentes.
Entre los correos con los clientes que pueden ser automatizados están:
• Notificación de nueva factura.
• E-mail mensual con el saldo.
• Aviso a los 45 días de mora.
• Aviso de suspensión de servicio a los 60 días de mora.
• Recordatorios de compromisos de pago.
• Reclamos de compromisos de pago no cumplidos.
Entre las alertas internas que pueden ser automatizadas están:
• Promesas de pago incumplidas.
• Disputas por estatus, es decir, las resueltas y las no resueltas.
• Clientes con mora mayor a 30 días, mayor a 60 días y mayor a 90 días.
• Clientes con más del 85% del límite de crédito utilizado.
• Clientes sin gestión interna por más de 15 días.
Asignación de cuentas vencidas a terceros
No pueden continuar deseando recuperar internamente sus cuentas vencidas con más de tres meses de vencimiento. Es importante que integre en sus prácticas de cobranza la opción de asignar aquellos clientes a un tercero (agencia de cobranza, o abogado) para su cobro. No lo piense mucho, y menos en los siguientes casos:
Disputas en tarifas: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar, aun cuando se evaluó su disputa y se le explicó que no procedía.
Demoras: Aquellos clientes que se niegan a pagar las demoras, aun cuando se le explicó cómo fueron generadas y se le envió el soporte de su cobro.
Reclamos: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar, aun cuando se evaluó su reclamo y se le explicó que no procedía.
Vencimiento: Las facturas que no presentan ningún reclamo o disputa y sólo hay demora en el pago, y que tengan más de tres meses de vencidas.
Si su empresa actualmente cuenta con facturas en las situaciones antes señaladas, no tiene caso esperar más; le recomiendo asignar dichas facturas a su agencia de cobranza o abogado cuanto antes.
Deseo sinceramente que la situación tan difícil por la que estamos pasando no le impacte de una manera significativa.
¡Hasta la próxima!
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