La recuperación de las cuentas por cobrar durante el cierre del año es crucial para todas las empresas, de esto dependerá si su empresa cierra el año con utilidad o con pérdidas. Tres pasos clave para estas fechas son: seguimiento, asignación de cuentas vencidas a terceros, y minimizar las posibles pérdidas.
Seguimiento
Ya no falta mucho para que termine este año. Tenga en cuenta que las empresas darán prioridad de pago a aquellas empresas que den seguimiento muy de cerca en sus gestiones de cobro. Le sugiero realizar comunicados escritos y telefónicos informando a sus clientes que están “cerrando el año y que el sistema nos indica que tienen las siguientes facturas pendientes de pago, por lo que les solicitamos nos den su fecha de pago o nos indiquen si hay alguna disputa o reclamo sin resolver por nuestra parte.”
Asignación de cuentas vencidas a terceros
Es primordial que tome acción de inmediato al evaluar su cartera actual y dé respuestas a los comunicados enviados. Es recomendable que su empresa asigne sus cuentas por cobrar a una agencia de cobranza o abogado externo de inmediato en los siguientes casos:
- Disputas en tarifas: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar aún cuando se evaluó su disputa y se le explicó que no procedía.
- Demoras: Aquellos clientes que se niegan a pagar las demoras aún cuando se explicó cómo fueron generadas y se le envió el soporte de su cobro.
- Reclamos: En aquellas facturas en que el cliente se niega a pagar aún cuando se evaluó su reclamo y se le explicó que no procedía.
- Vencimiento: Las facturas que no presentan ningún reclamo o disputa y sólo hay demora en el pago y que tengan más de tres meses de vencidas.
Si su empresa actualmente cuenta con facturas en las situaciones antes señaladas, no tiene caso esperar más; le recomiendo el asignar dichas facturas a su agencia de cobranza u abogado cuanto antes y pueda recuperar lo más posible de todas su cuentas por cobrar antes de que termine el año. Las acciones que tome en las próximos días tendrán sin duda alguna un gran impacto en sus utilidades o pérdidas.
Minimizar las posibles pérdidas
No extienda crédito relámpago a nuevos clientes que no hayan sido revisados y autorizados de acuerdo a sus políticas de crédito solo con la finalidad de cubrir un flete vacío. Es muy común que en esta época debido al volumen de servicios y carga de trabajo, los ejecutivos pasen por alta algunos procesos preestablecidos para la autorización de los fletes y se generen pérdidas de último momento.
Las empresas y ejecutivos que normalmente generan fraudes en esta época del año, capitalizan de esta debilidad, tenga mucha cautela al extender crédito a nuevos clientes y sobre todo si se lo solicitan el flete expedito.
¡Le deseo muy buen cierre de año, y a cobrar se ha dicho!… ¡Hasta la próxima!
