Para apoyar y complementar su departamento de cobranza muchas empresas en México ya utilizan los servicios de una agencia de cobranza. Otras utilizan el apoyo de un abogado para este mismo tema.
Ya sea que usted contrate a una o al otro, es muy común que surjan necesidades de información o preguntas por parte de ellos:
– Aclaración de saldos por cobrar
– Documentación de apoyo para el cobro del adeudo
– Aprobación de propuestas de pago por parte del deudor
– Datos de contacto del deudor
– Historial de la cuenta asignada para su cobro
– Atención a disputas
Es de sumo interés para su empresa que responda de manera expedita tanto a la agencia de cobranza como al abogado, por las razones obvias de que esto ayudará a resolver disputas u objeciones rápidamente, y el deudor pueda pagar mas rápido.
Digo que es obvio, pero no todas las empresas usuarias de estos servicios externos responden como les conviene. En muchas ocasiones, claro, se debe a la carga de trabajo existente, pero en muchas otras se debe a que no le dan prioridad, provocando que se traspapele o atrase el proceso de cobranza.
Es muy importante reconocer un comportamiento real: entre más antiguo es un adeudo, la probabilidad de recuperación disminuye más y más.
Aun cuando lo que se le solicita pueda no tenerlo, hágalo saber de inmediato a la agencia de cobranza o al abogado, para que estos tomen las medidas necesarias y den respuestas al deudor. Por supuesto, si sí tiene lo que se le solicita también de la manera más rápida que pueda, conteste y/o brinde la documentación o información solicitada.
Una y otra vez me he dado cuenta de una relación, de un efecto, cuando a un deudor se le contesta lo más pronto posible, ocurre uno o más de los siguientes escenarios:
– Las excusas o razones terminan, y el pago sale de inmediato
– El deudor toma la percepción de que la agencia de cobranza o abogado están “encima” del adeudo en cuestión y, por ende, le dan prioridad, o al menos más atención que si la respuesta les llega muchos días después
– A todas las partes involucradas (la empresa usuaria, la agencia de cobranza o abogado, y al deudor) se les facilita la búsqueda de información relacionada porque tienen todo reciente en su escritorio o en sus correos electrónicos
Toda empresa existe con la esperanza de que su flujo de efectivo sea óptimo y sano todo el tiempo. Lo invito a que dé prioridad a contestar a su agencia de cobranza o abogado cuando le hagan una solicitud de información, documentación o respuesta, para que con esto ellos tengan los elementos necesarios para dar los mejores resultados por los cuales fueron contratados.
Hasta la siguiente semana!
