A continuación, enlisto algunas de las razones por las cuales hay que contratar a una agencia de cobranza para recuperar sus cuentas por cobrar vencidas:
1) Eficiencia. Las agencias de cobranza pueden apoyarle en bajar los costos legales y otros tipos de gastos en que se incurren al tratar de recuperar sus cuentas internamente.
2) Incremento en el flujo de efectivo. El flujo de efectivo es uno de los problemas principales por el que las empresas cierran. El contratar a una agencia puede acelerar su flujo de efectivo drásticamente.
3) Documentación y Litigio. Las agencias de cobranza mantienen la información de sus casos de una manera muy detallada y en caso de requerir litigio, su empresa puede contar con más información para tomar una decisión y para ganar sus casos en los tribunales.
4) Enfocarse en lo importante. Al contratar a una agencia de cobranza permite a sus empleados enfocarse en las actividades esenciales de su negocio, en lugar de invertirle recursos: tiempo, dinero y esfuerzo de muchas personas, y no sólo de los involucrados en el área de cobranza de su empresa.
5) Asesoría. Al contratar a una agencia especializada en su industria su empresa se ve beneficiada de una asesoría útil y práctica para mejorar sus procesos internos y porcentajes de recuperación.
Antes de contratar a una agencia de cobranza o firma de abogados es recomendable verificar los cinco puntos que son relevantes al momento de evaluarlos:
1) Experiencia. Si su empresa es transportista de carga es importante que la agencia de cobranza que desee contratar cuente, cuando menos, con cinco años de experiencia en la industria del transporte de carga y logística. Para probarla sugiero que haga preguntas básicas tales como los términos y condiciones de una carta de porte o bill of lading, y verificar que tengan conocimientos especializados sobre su industria.
2) Tecnología. Considero relevante que su proveedor de servicios de cobranza maneje tecnología de punta que pueda mantenerlo informado las 24 horas a través de un portal para clientes. Usted debe de tener la posibilidad de acceso a los detalles de sus cuentas cuando lo requiera.
3) Honorarios contingentes. Asegúrese que su empresa sólo pague honorarios cuando se den verdaderos resultados.
4) Cobertura. Es de especial importancia que la cobertura que su proveedor de servicios le ofrezca sea compatible con la cobertura que su empresa maneja; de lo contrario no será una solución completa.
5) Referencias. Si su empresa es transportista de carga verifique que las referencias que le den sean de empresas transportistas y logísticas, siempre y cuando su principal negocio sea este ámbito, de nada le servirá saber las opiniones de empresas fuera del sector. Recuerde que la cobranza bancaria o de telecomunicaciones es muy diferente a la del transporte. No contrate agencias o abogados que gestionan recuperación de portafolios de celulares, crédito hipotecario o tarjetas de crédito.
¿Cuándo contratar a una agencia de cobranza?
Si su empresa no cuenta con políticas de crédito y cobranza le recomiendo que asigne cualquier cliente cuando la factura más vencida cumpla dos meses de vencimiento, o antes si su cliente manifiesta las siguientes situaciones:
1) Tiene los teléfonos desconectados.
2) Incumple a dos o más promesas de pago.
3) Repentinamente presenta disputa, después de haber recibido su producto o servicio, o después de mucho tiempo.
4) Le paga con un cheque sin fondos.
5) Le menciona que tiene problemas de flujo de efectivo y no podrá pagarle.
6) Le aplica descuentos unilaterales por supuestas penalidades o fallas en el proceso.
7) Solicita una extensión cuando sus facturas ya están vencidas.
8) Le informa que no podrá pagarle dentro de los términos acordados y se rehúsa a darle una fecha específica, o un plan de pagos realista.
9) No le contesta sus mensajes o su correo se devuelve.
Hasta la siguiente.
