¿Sabía usted es aconsejable crear un mapa de procesos para cada procedimiento o sistema de procedimientos que se desarrollan? ¿Y sabía usted que, como el índice en un libro, esto creará mayor comunicación y una mejor comprensión de su organización? Utilice un mapa de procesos como herramienta de comunicación.
Un mapa de procesos es un diagrama de flujo de los principales procesos dentro de una organización. A través de este tipo de diagramas podemos percatarnos de tareas o procesos que a menudo pasan desapercibidos y que, sin embargo, afectan de manera positiva o negativa el resultado final. El principal objetivo es utilizar el mapa como herramienta de comunicación. Para mostrar la secuencia de las interacciones de los elementos que intervienen en el proceso, ya sean tareas paralelas o secuenciales.
Se dibujan mapas de procesos utilizados por las organizaciones para lograr varios beneficios:
– Aumentar la comprensión de procesos.
– Clarificar los límites del proceso y las medidas de eficacia.
– Identificar las secuencias del proceso.
– Aislar los procesos básicos, cuellos de botella y oportunidades de mejora.
– Aclarar la interacción de los clientes, proveedores, administración, operaciones.
– Proporcionar una herramienta para la formación y el debate.
En otras palabras, un mapa de procesos detalla a través de diagramas lo que sucede primero, segundo y tercero en un proceso. Muestra lo que sucede en cada paso del camino y se dibuja en forma gráfica para facilitar la comunicación y el entendimiento.
La siguiente gráfica es un ejemplo de un diagrama sencillo para la aprobación de crédito, haga clic en la imagen para ampliarla:
Los beneficios para las empresas que integran esta herramienta en sus departamento de crédito y cobranza se palpan en un corto o mediano plazo. Es muy recomendable incluir en sus manuales y entrenamientos los mapas de proceso que detallen y soporten las políticas de crédito y cobranza actuales.
Si es la primera vez que usted realizará dichos diagramas para su empresa departamento, le recomiendo elaborar un juego “borrador”, lo comparta con el equipo y les invite a participar en la elaboración de los mapas definitivos.
