La palabra política puede ser un término aterrador y muy amplio. La política de crédito es un curso de acción desarrollado para situaciones recurrentes y designado para alcanzar los objetivos establecidos.
Hay cuando menos tres razones por las cuales se debe de contar con una política de crédito establecida. Primero, estructurar la estrategia de la administración de cuentas por cobrar. Segundo, asegurar un grado de consistencia dentro de los departamentos.
Al delinear las funciones y responsabilidades, se evitan roces o duplicación de tareas entre los diferentes departamentos de la empresa. Finalmente, asegurar una consistencia en el trato con los clientes. Las decisiones, al tomarse considerando parámetros pre-determinados, son más consistentes y generan la percepción de un trato justo entre los clientes.
Para poder escribir una política de crédito exitosa hay cinco preguntas que se deben contestar:
– ¿Cuál es su misión?
– ¿Cuáles son sus objetivos?
– ¿Quién tiene específicas responsabilidades de crédito?
– ¿Cómo se evalúan los créditos y cómo son manejadas las cobranzas?
– ¿Cuáles son los términos de venta?
Me permito recalcar algunos aspectos importantes de cada parte de la política de crédito:
Misión
La misión es lo que su departamento desea, o el por qué existe. Por ejemplo: El departamento de crédito lo ofrecerá a todos los clientes que completen y firmen su aplicación de crédito y que hayan sido encontrados dignos de otorgarles dicho crédito. Asegúrese de que sus clientes le firmen su aplicación de crédito.
Objetivos
Básicamente los objetivos son lo que desean alcanzar a través de su política de crédito. Por ejemplo:
- El objetivo del departamento de crédito es el de operar 100 cuentas por cobrador y mantener la porcentaje de incobrabilidad menor al 2% del total de las ventas.
- Todos los clientes que caigan en 10 días de vencimiento serán contactados por correo electrónico.
- Todos los clientes que caigan en 15 días de vencimiento serán contactados por teléfono.
- Todos los clientes que tengan más de 90 días de vencimiento sin actividad de pago en los últimos tres meses serán asignados a una agencia de cobranza aprobada por el Gerente de Crédito.
- Todas la aplicaciones de crédito serán actualizadas y evaluadas cada seis meses.
Responsabilidades
El deslinde de responsabilidades establece el rol y autoridad de cada individuo relacionado al crédito. Por ejemplo:
– El gerente de crédito tiene toda la autoridad sobre todos los aspectos de la funciones de crédito y cobranza de la empresa. El gerente de crédito reporta directamente al director financiero de la empresa.
– El gerente de crédito establece los límites de crédito y tiene toda la autoridad sobre todos los aspectos de las funciones de crédito y cobranza de la empresa. Decide cuándo los privilegios de crédito deben de ser revocados o modificados y cuándo la actividad crediticia debe de dar inicio.
Políticas y Procesos
Las políticas y procesos básicamente son las reglas que delinean qué se puede hacer y qué no se puede hacer y, en su caso, quién aprueba qué acciones. Por ejemplo:
– A ningún cliente se le aprobará ninguna línea de crédito sin que haya completado y firmado su aplicación de crédito.
– Los términos de crédito no podrán ser modificados sin la aprobación del gerente de crédito.
– Las cuentas por cobrar vencidas no se podrán asignar a agencias de cobranza o abogados sin la autorización del gerente de crédito.
– Para clientes que soliciten un límite de crédito mayor a 50,000 pesos, este deberá ser aprobado por el director financiero.
Términos de Venta
Es muy importante que no haya confusión de cuándo las facturas deben ser pagadas. Para algunas empresas no es un problema el definirlo. Tienen clientes homogéneos, por lo que sus términos de venta pueden ser muy sencillos, por ejemplo:
- Neto 30 días, 2% Descuento en pagos recibidos en menos de cinco días.
- 400 pesos de cargo en cheques sin fondos.
- Los honorarios de la agencia de cobranza podrán ser incluidos a los saldos cuando sean asignados a una agencia de cobranza.
Cualquier excepción debe de ser fundamentada en las prácticas del mercado y debe generar buena utilidad. Son recomendables que sean solicitadas por el gerente de Ventas, revisadas por el gerente de Crédito y aprobadas por escrito por el director general o dueño de la empresa.
Para concluir, quisiera recordarles que la política de crédito no debe ser un documento estático. Tiene que ser revisado periódicamente y modificado según se requiera.
