Muchas de las cuentas morosas o incobrables son originadas desde el momento en que el cliente solicita el servicio. Esto aplica para muchas industrias que dan un trato relajado o informal al momento de realizar la venta. En la del transporte de carga esto es más común de lo que usted puede pensar y aplica tanto para autotransportistas como para agentes de carga.
Un ejemplo, esta semana me comentó un agente de carga que tiene más de quince años en la industria que tenía serios problemas de cobranza con sus clientes. Al empezar a hablar de sus casos, todos tenían algo en común: no contaba con nada escrito solicitando los fletes o aceptando la cotización de servicio por parte de sus clientes.
Esta situación es muy común en nuestro país y ha generado a muchas empresas y agentes de carga independientes que dejen de operar. Es de suma importancia que entendamos que mientras no formalicemos la venta del servicio, los problemas de cobranza continuarán sin importar qué tan bien estén los otros departamentos de la empresa.
Si su empresa realizó el servicio de transportación al 100%, debe de cobrar sus facturas al 100% también, ¿no? En casos donde no hay nada por escrito, lo único que sucede es que abrimos la puerta a situaciones como las siguientes:
– El cliente sólo paga parcialmente los fletes argumentando que su cotización era por menos y que sólo está dispuesto a pagar el 70% del monto facturado.
– El cliente no acepta el cobro de maniobras porque asegura que nunca firmó nada que autorizara al transportista el cobro de dicho cargo y simplemente no lo paga.
– El cliente asegura que le ofrecieron un periodo libre de 120 horas y no acepta el cobro de las demoras. Debido a que el trato fue verbal y el vendedor de la empresa transportista ya no trabaja con ellos, la disputa es muy difícil de aclarar por no tener nada por escrito.
Si desean que sus clientes respeten sus términos de crédito y paguen formalmente, es importante darle el mismo trato a la negociación o venta desde un principio. La formalidad se establece en un principio, no al momento de cobrar una cuenta vencida.
Sin formalidades mandamos el mensaje equivocado, el de que si no paga no hay consecuencias graves para su empresa y que, en su momento, podrá argumentar el monto del cobro y hasta el cobro en su totalidad. Por eso, si el embarcador o cliente percibe que puede solicitar un servicio o abrir crédito con su empresa sin ninguna formalidad, es muy probable que le dé prioridad a pagar a otros proveedores en lugar de a su empresa.
Aquellas empresas que tienen procesos y formatos establecidos tienen mayor probabilidad de éxito. He visto cómo aquellas empresas que han incluido en sus operaciones formatos preestablecidos tales como la cotización de servicios de transportación, órdenes de servicio, aplicaciones de crédito, contratos de servicio o confirmación de tarifa, han disminuido de manera drástica sus problemas de cobranza vencida y han incrementado el flujo de efectivo.
La formalidad por sí sola no lo es todo, hay que ser congruente con lo que dice y hace. ¿A qué me refiero con esto? En su empresa podrán tener cuentas vencidas de más de seis, nueve o hasta 12 meses, y aún las siguen gestionando internamente. Es muy sencillo ser congruente. Cuando le informe a su cliente que su cuenta está vencida y que de no recibir su pago dentro de X días lo asignará a su agencia de cobranza o despacho de abogados, simplemente hágalo. Cumpla con su palabra y no deje pasar más tiempo ya que sus esperanzas de cobrarlo sin necesidad de un tercero sólo generarán innecesarias cuentas por cobrar vencidas e inclusive incobrables.
