Hace un par de semanas escribí en esta columna el artículo “Factor común de una cobranza exitosa”. Recibí algunos correos con preguntas, comentarios de apoyo y comprensión sobre cómo establecer las políticas de crédito y cobranza.
Creo que el tema será más fácil de comprender a través de un ejemplo. Antes de empezar a hablar sobre el contenido de una política es importante estar conscientes de que cada empresa es diferente y, por ende, cada política de crédito y cobranza es diferente. Por eso mismo es muy común que las empresas no cuenten con una.
Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las cuales podemos incluir los siguientes beneficios:
Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes por atender otros menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de crédito y cobranza se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen criterios predeterminados. Esto puede crear una sensación en sus clientes de que están recibiendo un trato más justo.
Consistencia en su propia empresa. A través de las políticas se establece por escrito qué es lo que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.
Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de contestar las siguientes preguntas:
– ¿Cuál es la misión?
– ¿Cuales son los objetivos?
– ¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y cobranza, y cuáles?
– ¿Cómo será evaluado el crédito?
– ¿Cómo se manejará la cobranza?
– ¿Cuáles son los términos de crédito?
– ¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?
– ¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?
Las 6 partes de una política de crédito y cobranza
He dividido en seis principales secciones la política de crédito y cobranza. Muchos dividen su política hasta en 8 ó 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que pueden ser combinadas perfectamente o incluirse en otras.
1. Misión
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluación de crédito
5. Términos de crédito
6. Cobranza
Misión
La parte más importante de una política de crédito es la definición de la misión en su departamento. Básicamente es definir qué se desea lograr y el por qué existe. La misión proporcionará la base o contexto sobre las cuales las políticas se formularán.
Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente manera:
El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la relación con Ventas.
Objetivos
Los metas son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de crédito logre para para su empresa.
Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de la siguiente manera:
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los días de venta en cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de 60 días. Revisar todos los límites de crédito de más de $ _____. También vamos a reducir los costos del departamento de crédito en $ _____.
También puede manejar el enfoque de escribir objetivos genéricos:
Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.
Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.
Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán con una agencia de cobranza que haya sido aprobada por el gerente de crédito:
– Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.
– Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un período de dos semanas o que su correo se devuelva.
– Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total de pago.
– Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
– Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados y se rehúsa a dar una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.
Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán revisadas cada 6 meses.
La siguiente semana continuaré con las demás secciones y les compartiré un link para que puedan descargar gratuitamente un ejemplo completo de una política de crédito y cobranza.
¡Hasta la siguiente!
