Las computadoras nunca reemplazarán a los gerentes de crédito. Sin embargo, un buen paquete de software puede dar al departamento de crédito información valiosa y a tiempo, contribuyendo con el departamento de una manera más efectiva y eficiente.
El ejecutivo de crédito siempre será parte del proceso de toma de decisiones de crédito. Las computadoras pueden revisar las órdenes rápidamente, y referir sólo aquéllas que caen fuera del criterio establecido por el departamento para una aprobación de crédito. Otros pedidos pueden ser liberados automáticamente por el sistema.
La clave es asegurarse de que a la computadora se le han dado las instrucciones suficientes para que canalice aquellos pedidos que requieran atención individual del departamento de crédito para su revisión y aprobación.
En casi toda operación de crédito es ahora económicamente factible el automatizar el proceso de liberación de la orden de compra, al menos hasta el punto de que los pedidos problemáticos requieran de la intervención humana para su liberación.
Procesamiento de órdenes
En algunas empresas, cada orden es revisada y aprobada manualmente por el departamento de crédito y luego es canalizada para ser completada. Sin embargo, agregar una matriz de decisión de crédito al final del software de introducción de pedidos puede dar como resultado un ahorro significativo de tiempo si el sistema canaliza al departamento de crédito sólo pedidos que reúnan ciertos criterios.
La matriz típicamente revisa órdenes y hace estas preguntas:
1. ¿Se encuentra la cuenta sobre su límite de crédito?
2. ¿La cuenta se encuentra vencida?
3. ¿Pondrá esta orden sobre su límite de crédito a la cuenta?
4. ¿Sin tomar en cuenta las respuestas a las preguntas anteriores, alguien ha designado esta cuenta como del tipo que debe ser aprobada por el departamento de crédito?
Las ventajas de usar una matriz de decisión de crédito incluyen:
1. La computadora es infaliblemente precisa en cuanto a referir o liberar pedidos basados en las instrucciones programadas.
2. Entre menos personas manejen un pedido o flete, la probabilidad de que se pierda será menor.
3. La computadora está siempre trabajando con la información más vigente, no con datos de reportes viejos.
4. Al relevar al personal del departamento de crédito de la diaria tarea de revisar cada orden recibida, el software beneficia a la compañía al permitir que el personal del departamento de crédito concentre su tiempo en administración de riesgos y en cobrar.
