En la entrega anterior se explicó la importancia del por qué es tan importante la figura del cobrador en una empresa, y se explicó cómo el carácter es uno de los ingredientes necesarios para ser un buen cobrador.
Los otros dos ingredientes son preparación y disciplina.
Aunque pueda parecerle muy obvio que estos dos ingredientes sean esenciales, quisiera recalcar su importancia aún más, déjeme explicarle.
En la industria del transporte de carga si no estás preparado y no conoces bien los formatos, contratos, terminología, y usos y costumbres de la industria, los porcentajes de recuperación no serán los deseados por la Dirección de tu empresa.
Te recomiendo que te des el tiempo de conocer los campos y cláusulas de la Carta Porte de tu empresa, lo mismo el Bill of Lading; pide a la división comercial unos ejemplos de las cotizaciones y lee cuidadosamente los campos del formato y los términos de la venta del servicio; revisa en la aplicación de crédito las cláusulas que probablemente se incluyeron; empápate de los costos accesorios en cuanto a su terminología en español e inglés, y sus costos actuales; platica con el personal de tráfico, ventas y atención a clientes, y pregunta cuáles son las problemáticas más comunes que se tienen con los clientes y aprende todo lo que puedas de ellos; toma cursos de cobranza; lee libros y artículos relacionados a la cobranza en el transporte de carga.
Adicionalmente a continuación te enlisto algunos hábitos que puedes integrar en tus gestiones diarias para tener buenas prácticas de cobranza en tu empresa:
- Establece metas y expectativas para cada llamada de cobranza.
- Asegúrate de que las solicitudes de crédito, facturas y comunicados de cobranza incluyan sus condiciones de venta.
- Tómate el tiempo para confirmar los compromisos de pago.
- Cuando a una cuenta le hayan detenido el crédito, asegúrate de que no hay manera de que los pedidos pueden pasar por alto la retención de crédito “accidentalmente” y se liberen los pedidos.
- Cumple tus compromisos así como tus amenazas. Sé coherente entre lo que digas y hagas.
- Aborda el problema actual así como los reclamos de tus clientes.
- Elimina los períodos de gracia.
- Habla con la persona adecuada en la empresa deudora.
- Deja un menor número de mensajes en los buzones de voz, siempre es mejor hablar directamente con la persona.
- Siempre pide un mejor compromiso de pago.
- No permitas que una llamada de cobranza sea olvidada.
- Establece una forma sistemática de seguimiento para asegurar que los compromisos de pago se cumplan.
- Personaliza las notificaciones de cobro y evita los “amables recordatorios”. No uses avisos de cobranza como un sustituto para el contacto personal.
- Establece objetivos de cobranza personales y para tu equipo.
- Da atención especial a cuentas problemáticas.
- Utiliza la detención del crédito como una herramienta cada vez que sea necesario.
- Documenta los motivos de las deducciones con códigos para analizar tendencias y abordar los problemas internos con mayor rapidez.
- Mantén la iniciativa de realizar llamadas en lugar de dejar mensajes y esperar a que el cliente te llame.
- Exige a los clientes que te proporcionen la documentación de apoyo para las solicitudes de deducciones o reclamos en el momento oportuno; si se niegan a hacerlo asegúrate de que hay consecuencias por su incapacidad o nula cooperación.
- Siempre asume que la primera oferta de pago de un cliente es su peor oferta. Sigue negociando hasta que consigas el compromiso que tú esperas, o hasta que estés convencido de que el cliente no puede hacer nada mejor que lo que ha propuesto.
- Establece metas de cobranza, por ejemplo: Hacer 30 llamadas de cobro diarias.
- No aceptes ningún plan de pago con que luego tuvieras problemas para explicar a la dirección de tu empresa.
- No preguntes si un saldo vencido se ha programado para el pago; pregunta si el pago ha sido enviado.
- Ofrece descuentos por pronto pago para acelerar los flujos de efectivo cuando sea apropiado.
Espero que estos consejos te sean de mucha utilidad.
En la siguiente entrega hablaré sobre las herramientas.
¡Mucho éxito en tu cobranza!
