Muchos ejecutivos se preguntan: “¿Cuándo debo de asignar mis cuentas por cobrar vencidas a una agencia de cobranza?” Hay que estar conscientes de que hay una relación directa entre el tiempo de vencimiento con la probabilidad de recuperación;mientras más tiempo tenga de vencida una cuenta, menor será la probabilidad de recuperar su dinero.
Según las estadísticas del Departamento de Comercio de los Estados Unidos, a los tres meses de haber generado una factura, su empresa tiene sólo un 77% de probabilidad de recuperar dicha cuenta por cobrar, 45% a los doce meses y un 23% a los dos años.
Considerando lo anterior, la cuenta debe de ser asignada a una agencia de cobranza cuando la cuenta cumpla los 90 días de vencimiento (60 días después de la fecha de la factura). En este punto, el cliente ya recibió sus facturas, sus estados de cuenta, comunicados de cobro y varias llamadas de cobro. Su empresa ya realizó sus esfuerzos de cobro internos y que el cliente no haya respondido con algo concreto muestra la falta de interés en resolver el asunto, o falta de liquidez. Cualquiera que sea el caso, hay un problema de cobranza y la cuenta debería ser asignada a una agencia de cobranza profesional sin más demora.
Sin embargo, hay ocasiones en que la cuenta debe ser asignada a una agencia de cobranza incluso antes:
– Dos o más promesas de pago incumplidas.
– Los teléfonos de su cliente están desconectados. Solicite a su equipo de ventas que se lo actualice, pero si no puede obtener nuevos teléfonos de contacto, asigne su cuenta de inmediato.
– El cliente solicita repetitivamente documentación, misma que fue enviada anteriormente. Es una práctica muy común para retrasar el pago. Particularmente, en el transporte sucede que el cliente pide la prueba de entrega una y otra vez para dilatar el pago, sabiendo de antemano que muchos transportistas o agentes de carga sólo tendrán los soportes digitales por un año; en muchas ocasiones, ya no están disponibles después de dicho plazo.
– Disputa en cuanto a los términos de la venta. Por ejemplo, su cliente le informa que su empresa paga a los 90 días y no de acuerdo a los términos de la factura que recibieron, que indica, en este ejemplo, 30 días. Deberá de recordarle los términos de venta autorizados por su empresa al momento de autorizarle su crédito y solicite su pago de inmediato. Si se rehusan a pagar, la cuenta debe de ser asignada a una agencia de cobranza.
-El cliente le informa que no podrá pagarle dentro de los términos acordados y se rehusa a darle una fecha en específico o un plan de pagos realista. Este es un indicador de que hay serios problemas de flujo de efectivo por lo que su empresa deberá tomar los pasos necesarios para asegurar sus propios intereses, siendo uno de ellos el asignar su cuenta a una agencia de cobranza.
– El cliente de pronto indica que hay una disputa en el servicio realizado, o existe mercancía dañada cuando ya pasó mucho tiempo. Cabe mencionar que este reclamo no lo realizó al momento de recibir la mercancía, o al de recibir sus facturas. Si el reclamo no está bien fundamentado, con pruebas que lo apoyen para investigar dicho reclamo, asigne su cuenta cuanto antes. De lo contrario, el caso solo se hará más viejo y complicado de resolver.
Le sugiero que asigne sus cuentas considerando los puntos anteriores ya que, a lo largo de mi carrera en la industria de la cobranza, innumerables veces me he dado cuenta de que las empresas que asignan sus cuentas vencidas lo hacen casi demasiado tarde, habiendo agotado no sólo tiempo, dinero y esfuerzo, sino las posibilidades de recuperación.
