Para poder definir un proceso de cobranza eficiente es necesario repasar el proceso que manejan actualmente la mayoría de las empresas de transporte de carga y logística en México. Principalmente siguen tres pasos básicos en su proceso de crédito y cobranza:
1. Procesan nuevas cuentas: en muchas ocasiones se otorga el crédito sin fundamento alguno y sin seguir ningún proceso ni política de crédito.
2. Cobranza regular y cuentas vencidas: es usual que ambos procesos sean manejados como uno solo al no contar con políticas estrictas que incluyan procesos definidos con estrategias, formatos y herramientas de cobranza eficientes para recuperar las cuentas, ya sean administrativas o vencidas.
3. Asignación de cuentas muy vencidas e incobrables a abogados: cuando el ejecutivo asigna la cuenta a un tercero, normalmente lo realiza con un abogado. Además de solicitarle gastos para llevar el caso, la mayoría de los abogados no están preparados en la industria del transporte de carga, ya sea terrestre, marítimo, aéreo y mucho menos a nivel internacional; el ejecutivo de cobranza o dueño normalmente termina explicándole la base legal y detalles de los procesos de la industria.
Después de haber comentado brevemente sobre las etapas del proceso de cobranza, considero apremiante realizar acciones para mejorar la productividad de las empresas transportistas y de logística. Quisiera llamar su atención sobre lo que he decidido llamar “Cuentas Confundidas”, una fase muy dañina en el proceso de cobranza. Estas son cuentas por cobrar con las que la administración entra en un estado de confusión en su manejo y en su correspondiente toma de decisiones. Considero que las Cuentas Confundidas son el cáncer de muchas empresas de transporte de carga y logística en la actualidad.
Las podemos catalogar en dos tipos: Las Cuentas Confundidas Desapercibidas y las Cuentas Confundidas Malgastadas. Ambas tienen en común que son ocasionadas por uno o más factores que a continuación se enlistan:
1.- Falta de políticas eficientes de cobranza.
2.- Falta de seguimiento de las políticas ya establecidas.
3.- El ejecutivo de cobranza y/o la contraloría y dirección general temen equivocarse en la decisión.
Cuentas Confundidas Desapercibidas
Son aquellas cuentas que la gerencia denomina como cuentas ballena, grande, corporativa, etc., con vencimientos de pago entre 10 y 90 días, y que la gerencia general y/o la gerencia de cobranza han decidido disimular o ignorar la situación y continúan prestándole servicios a esta empresa sin tomar una decisión por el temor a equivocarse en la misma. Son aquellas cuentas típicas en las que el transportista factura cantidades importantes y de las que dicen: “Sí paga, siempre paga, pero nos trae a 50 días”. Una Cuenta Confundida Desapercibida es llamada así porque pasa desapercibida la pérdida que la empresa en realidad está acarreando por atender dicha cuenta, ya que al tener una cuenta así, se facturan muchos miles de pesos sin recuperarlos dentro del plazo estipulado, ocasionando un costo financiero muy alto y descapitalización de la empresa.
Cuando el transportista de carga otorga crédito a sus clientes, su empresa está financiando el negocio de sus usuarios sin cobrar intereses; al mismo tiempo pierde la oportunidad de utilizar su propio dinero al estar esperando el pago. Esto se conoce como “costo de oportunidad”. Si al costo de oportunidad le agregamos que el transportista de carga en una operación normal de negocio en marcha, cuando le pagan diez de sus viajes, ya pagó diesel, casetas, depreciaciones de equipo, llantas, aceites, sueldos del operador y administrativos, comisiones e impuestos de 30 viajes debido al desfase entre la facturación y cobranza a clientes, genera el resultado de una empresa descapitalizada. Cuando esto ocurre, en muchas ocasiones el transportista de carga se ve obligado a recurrir a préstamos bancarios y en algunos casos dejan de pagar a algunos proveedores para poder continuar con su operación, iniciando así la famosa cadena de “como no me han pagado, no le puedo pagar”.
Desde mi punto de vista, una de las soluciones financieras más viables para resolver este problema es el factoraje. Es una forma de financiamiento que utiliza las cuentas por cobrar (facturas) de una empresa para facilitar dinero en efectivo de inmediato para cubrir gastos de operación y desarrollo. Es importante recalcar que el factoraje no es un préstamo y es muy sencillo obtenerlo. Obtener factoraje en Estados Unidos es una práctica muy común; desde el hombre-camión hasta las empresas líderes en el mercado lo utilizan como herramienta de cobro eficiente.
Cuentas Confundidas Malgastadas
Las cuentas Confundidas Malgastadas son aquellas que ya pasaron el umbral o período de los 90 días de vencimiento y la gerencia general y/o la gerencia de cobranza han decidido que su cobro se continúe gestionando internamente sin tomar una decisión alterna por el temor de equivocarse en la misma. Es llamada así porque malgasta los recursos de la empresa cuando los ejecutivos de cobranza enfocan su energía y tiempo en tratar de recuperar esta cartera morosa, y es cuando se incurre en costos financieros de cuentas no recuperadas. En muchos casos, los ejecutivos de cobranza no están lo suficientemente capacitados para gestionar cartera morosa, teniendo como resultado un bajo porcentaje de recuperación de este tipo de cuentas, el descuido de cobranza de cartera corriente y el crecimiento del saldo de la cartera de clientes.
Es mi opinión que una cuenta que internamente ya no se recuperó dentro de los primeros 90 días debe de ser gestionada por una agencia de cobranza o alguna firma de abogados. Este problema está muy arraigado en la industria del transporte en México y es una de las causas por las cuales muchas empresas transportistas tienen pérdidas muy grandes y graves cada año. En México, tenemos el concepto de que una cuenta que está vencida, muy vencida, y es enviada a un abogado es sinónimo de perder al cliente; probablemente es una correcta percepción puesto que el abogado muy pocas veces está especializado en el transporte y no conoce la industria. En Estados Unidos, la práctica más común es asignar las cuentas vencidas a una agencia especializada en cobranza y, si esta última no tiene éxito, la misma agencia sugiere la cobranza legal. Es entonces cuando se manda a un abogado para iniciar su gestión de cobro judicialmente.
Como se puede observar en la gráfica, una cobranza eficiente debe de contar con políticas de crédito y cobranza bien definidas, con personal capacitado y con tecnología que facilite su operación. El proceso de una cobranza eficiente podría dividirse en cinco fases principalmente:
1- Proceso de nuevas cuentas.
2- Cobranza regular.
3- Cuentas vencidas.
4 -Asignación de cuentas vencidas a Agencias de Cobranza y/o Abogados.
5 -Factoraje de algunos clientes clave.
