Para que su departamento de cobranza alcance los niveles de recuperación establecidos en sus metas, es de suma importancia que su empresa se organice y establezca los pasos y procedimientos más seguros para obtener dicha meta, el paso inicial sin duda alguna es el de elaborar su Manual de Cobranza.
Puntos clave para incluir en el Manual de Crédito:
1. Introducción. Experiencia de la empresa. Organigrama de la empresa. Políticas de la corporación referentes al otorgamiento de créditos, etc.
2. Organización. Puestos y ubicación de personal de crédito clave. Organigrama de la empresa. Descripciones de puestos. Definición de territorios, servicios u otras delegaciones de autoridad. Límites de autoridad normal o especial.
3. Términos. Descripción de términos de crédito normales por los diferentes servicios. Procedimientos para otorgar periodos de crédito más largos. Cómo y cuándo los descuentos serán ofrecidos. Cómo y cuándo los intereses serán cargados en saldos vencidos. Condiciones sobre los casos en que el flete por cobrar en destino será requerido.
4. Investigaciones. La fuente más común y gratuita es el uso de directorios webs, tales como Google o Yahoo. El uso de redes sociales ha sido muy útil en los últimos años, recomiendo Linkedin y Facebook. Hay directorios en internet enfocados a proveer información crediticia de empresas, las más comunes son Cargo Pros (www.cargopros.net) y Dun & Bradstreet (www.dnb.com), CompuNet (www.compunetcredit.com) y Red Book Transportation Broker Ratings (www.redbooktrucking.com) y RTS Credit (www.rtscredit.com).
5. Crédito abierto. Historial de pagos del cliente. Determinación de límites de crédito. Extensión de límite de crédito. Manejo de garantías. Dirección de órdenes. Envíos parciales. Aplicaciones de clientes. Correspondencia de nuevos clientes.
6. Procesamiento de órdenes. Fijación de las tarifas. Expedientes pendientes. Ordenes de apoyo a Clientes. Procedimientos de liberación. Coordinación con el departamento de tráfico.
7. Control de crédito. Manejo de cualquier función de crédito descentralizada. Determinación de condiciones bajo las cuales las órdenes pasarán o no pasarán las aprobaciones de crédito. Métodos para medir la efectividad del departamento de crédito.
8. Manejo colateral. Documentos requeridos para varios tipos de crédito garantizado. Registros mínimos deseables. Evaluación colateral. Sustitución colateral. Aseguradora. Coordinación con consejo corporativo.
10. Formatos. Formatos estándar. Acuerdos estándar. Documentación interna. Formatos para reportes mensuales. Políticas de retención de registros. Requerimientos de alimentación de datos al sistema. En el caso de las empresas transportistas, Revisión y Establecimiento de la Carta Porte o Bill of Lading.
11. Cobranza. Técnicas de correspondencia. Procedimientos telefónicos. Procedimiento de aprobación para catalogar a una cuenta como incobrable. Uso de gravámenes. Establecimiento de políticas para asignación de cuentas a empresas de Factoraje. Asignación de cuentas a Agencias de Cobranza. Asignación de cuentas a Abogados.
12. Contabilidad. Requerimientos de auditoría internos y externos.
13. Administración. Sistemas de archivo. Procedimientos de seguimiento. Flujo de trabajo. Reportes por departamento. Correspondencia (incluyendo los correos electrónicos). Cuota de trabajo del departamento de Crédito y Cobranza. Es de suma importancia que las empresas sean objetivas y sensatas al fijar una cuota de trabajo al departamento de crédito y cobranza, ya que cualquier falla prolongada en la rutina diaria del departamento de crédito tendrá un efecto adverso en el resto de la empresa. Por ejemplo, el no hablarle por teléfono a clientes morosos tendrá como resultado problemas de flujo de efectivo. Si regularmente no se ponen al día los expedientes de crédito y no se monitorean los límites de crédito de los clientes, dará como resultado más pérdidas por cuentas vencidas. El extravío de un documento, como una carta porte o un pagaré, debido a un sistema de archivo descuidado puede resultar en una pérdida costosa e innecesaria para la empresa.
Una empresa no puede eliminar las funciones del departamento de crédito.
