Debido a que hay varios tipos de clientes y de problemas de cobranza, no existe un formato o contenido de una carta que se pueda utilizar en todos y cada uno de los casos.
Por ello, se debe analizar la naturaleza del deudor y el problema antes de que una carta de cobranza sea escrita o seleccionada.
Tipo de deudor
Se les puede clasificar de acuerdo a su comportamiento: el cliente que tiene la habilidad de pagar y simplemente es lento en hacerlo y el que tiene habilidad limitada de pago, y qué quizá está pagando sólo a aquéllos que representan cierto tipo de amenaza y el que carece de liquidez. Consideraciones como estas son usadas para determinar el curso de acción a seguir para efectuar la cobranza.
Un gerente de crédito usará un tono más suave con un cliente o deudor que simplemente necesita un recordatorio que con un deudor que probablemente ignora los recordatorios.
Continuidad de las Ventas
El deber de los gerentes de crédito es efectuar la cobranza tratando de no dañar el potencial de venta. En la mayoría de los casos, la cobranza puede ser efectuada rápidamente por el Departamento de Crédito sin daño significativo a la buena relación entre el cliente y el vendedor. Cada esfuerzo debe ser hecho para conservar al cliente y lograr que paguen prontamente.
Implicaciones del Servicio
El Departamento de Crédito debería tratar de presentarse como un servicio de la organización al cliente y como un apoyo al Departamento de Ventas.
Se recomienda que las primeras cartas de cobranza sean firmadas por el “Departamento de Atención a Clientes”. La designación de “Departamento de Crédito y Cobranza” puede ser usada para correspondencia más fuertemente redactada.
La mayoría de los clientes pagarán saldos pendientes dentro de pocos días de haber recibido un primer o segundo recordatorio.
Atención estrecha
El propósito del Departamento de Cobranza es el de convertir las cuentas por cobrar en dinero en efectivo tan pronto como sea posible. Para lograrlo, el gerente de crédito y cobranza debe monitorear y administrar cuidadosamente las cuentas que se van venciendo.
Si los esfuerzos de cobranza son descuidados o esporádicos, incluso los buenos clientes pueden convertirse en pagadores lentos. En suma, una cobranza pobremente manejada da como resultado una espiral negativa en el que buenos clientes se convierten en pagadores lentos, clientes lentos se convierten en problemáticos, y los problemáticos se convierten en cuentas vencidas e incluso incobrables.
Cartas de Crédito Efectivas
Los ejecutivos que escriben cualquier tipo de correspondencia de negocios tienen que saber cómo influenciar a otros para que vean su punto de vista. La clave de escribir cartas de crédito y cobranza es que éstas deben estar especialmente bien redactadas pues se supone que deben de estimular a un deudor renuente a que hagan algo que no quieren hacer, pagar!
Evite Lenguaje Tedioso: Cualquier libro o seminario en redacción de cartas pondrá énfasis en un enfoque convencional de correspondencia de negocios. Desafortunadamente, las cartas de crédito estándares o convencionales son frecuentemente ignoradas.
TIP! Una manera de mejorar su habilidad de redacción de cartas es la de guardar copias de cartas que usted sienta que son especialmente efectivas. De vez en cuando, los ejecutivos del departamento de crédito y cobranza deben revisar cada formato de carta para hacerlas lo más efectivas posible.
Profesionales del crédito experimentados saben que las cartas efectivas:
– Son concisas, directas y fáciles de entender.
– Piden atención inmediata.
– Incluyen toda la información relevante.
– Llevan anexa toda la documentación relevante.
– Si es apropiado, dan a la compañía deudora la forma de guardar las apariencias.
– Informa de las consecuencias al incumplir con algún requerimiento de pago o de información.
